Descubre las prácticas recomendadas para el almacenamiento, la gestión y el archivado de registros de eventos clave como parte de tu política de retención de datos.
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Tanto la retención de registros como la gestión de la retención de registros se refieren al proceso de almacenamiento, gestión y archivado de los registros de una organización, es decir, las anotaciones de los eventos y datos que se pueden utilizar para el análisis de seguridad, el cumplimiento normativo, la optimización del rendimiento y la depuración. La retención de registros forma parte de una política de retención de datos más general.
Las políticas de retención de registros adecuadas ayudan a las organizaciones a garantizar la seguridad y la eficiencia de las operaciones, al mismo tiempo que cumplen con todas las leyes y normativas aplicables. En los entornos empresariales actuales, una estrategia eficaz de gestión de la retención de registros debe encontrar el delicado equilibrio entre las necesidades operativas, de seguridad, legales y presupuestarias de la organización.
Si bien una de las principales razones para establecer una política de retención de registros es garantizar el cumplimiento y la adhesión a las leyes y normativas, la mayoría de las organizaciones también conservan sus registros por razones operativas y de seguridad, así como para mejorar el rendimiento diario e investigar mejor los incidentes de seguridad cuando se producen.
La mayoría de los registros empresariales corresponden a una de estas cuatro categorías:
La política de retención de registros (también conocida como "gestión de la retención de registros") suele abarcar cómo se conservan los registros, la logística de su almacenamiento, el tiempo de retención y su accesibilidad durante el período de almacenamiento.
Aunque la capacidad de almacenamiento se ha abaratado en los últimos años, el almacenamiento durante años de todos los registros digitales de una organización sigue teniendo asociado un coste muy real. Por lo tanto, es importante contar con una política coherente y realista en el futuro para garantizar la conservación de los registros necesarios durante el tiempo requerido. De lo contrario, por un lado, básicamente pagas para almacenar cada vez más registros durante más y más tiempo cuando no es realmente necesario, o bien, por otro lado, te arriesgas a multas y sanciones graves, así como a daños a la reputación.
Los distintos tipos de registros tienen distintos requisitos de almacenamiento y retención, dependiendo de la confidencialidad del material, su importancia y su afiliación empresarial. Por ejemplo, un hospital podría no requerir las mismas políticas para los registros relativos a los procesos financieros que para aquellos correspondientes a las actividades relacionadas con los pacientes. Sin embargo, a grandes rasgos, aquí tienes una buena regla general para empezar:
El almacenamiento de millones de registros durante varios años puede resultar bastante caro. Por lo tanto, las empresas suelen desglosar el almacenamiento (y los costes asociados) en tres categorías a fin de responder de la forma más eficaz posible a sus necesidades relacionadas con el almacenamiento de registros.
La retención de registros es imprescindible para las investigaciones de seguridad, el análisis operativo y las auditorías planificadas y no planificadas. Aunque la relación entre la retención de registros y el análisis de seguridad es ampliamente conocida, la retención de registros también desempeña un papel importante para examinar y ajustar los procesos diarios, el rendimiento y la agilidad de una organización. Mantener una anotación completa de tus registros te ayudará a garantizar el cumplimiento de las políticas internas, los estándares del sector y las normativas gubernamentales. La retención de registros ha evolucionado. En el pasado, era una mera formalidad relacionada con el cumplimiento normativo. Sin embargo, actualmente es una función esencial para la actividad empresarial, como se demuestra.
Independientemente de dónde opere tu organización, el cumplimiento de todas las leyes locales y nacionales de los países en los que operas es fundamental. Por lo tanto, debes gestionar todos los registros y anotaciones relacionados con las leyes aplicables, como el RGPD, la ley SOX y la HIPAA, que se tratarán con más detalle a continuación.
También es necesario tener los registros de tu organización a lo largo del tiempo para las investigaciones y las auditorías. El cumplimiento normativo es innegociable, y contar con una política eficaz de retención de registros sienta una sólida base para el desarrollo de una práctica de cumplimiento eficaz.
Más allá de la importancia de los registros para el cumplimiento, estos pueden ayudar a tus equipos de seguridad y operaciones a identificar patrones, tendencias y problemas de forma mucho más clara que unas pocas instantáneas dispersas en el tiempo. Los registros también pueden facilitar el análisis forense. Pueden ayudarle a comprender, investigar y mitigar las amenazas de ciberseguridad y las brechas de seguridad reales después de que ocurran.
La retención de registros ha evolucionado: de un proceso simple y pasivo, generalmente local, a una práctica gestionada más activa (y proactiva), enla nube, con una gestión del ciclo de vida más automatizada y actividad de la IA incorporada en el flujo de trabajo.
A medida que aumenta la complejidad y la globalización de los entornos empresariales, las organizaciones modernas requieren un enfoque unificado de la retención y la gestión de registros. Los días de los silos de datos y el almacenamiento reactivo local ya han quedado atrás. Hoy en día, tus equipos necesitan una solución gestionada centralizada, en la nube y con función de búsqueda, que te facilite el cumplimiento dondequiera que operes, al mismo tiempo que te proporciona el acceso y la combinación óptima de funciones de almacenamiento que se adapten a tus necesidades específicas. Las empresas, cada vez más distribuidas, necesitan un repositorio común y de bajo coste para todos sus registros de todas sus ubicaciones. La solución adecuada basada en la nube resuelve todos estos problemas y, además de conservar adecuadamente tus registros, también te facilitará las tareas de detección, investigación y corrección de incidentes.
Existen literalmente decenas de normativas locales e internacionales aplicables de obligado cumplimiento. Estas son algunas de las más influyentes:
A causa de la amplia combinación de datos personales y de datos de pago, la información sanitaria es un objetivo evidente para los ciberdelincuentes. Además de la HIPAA, como era de esperar, existen diversos requisitos estrictos que regulan el almacenamiento de los registros y los datos sanitarios, junto con un conjunto de requisitos relacionados con la retención de registros específicos del sector.
Del mismo modo, los registros financieros y comerciales generales también contienen gran cantidad de datos privados y fiscales confidenciales que deben protegerse, y leyes como el RGPD y la ley SOX, la Publicación Especial 800-53 del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST SP 800-53) y otras normativas establecen las normas que rigen la protección de la privacidad y la gestión y el almacenamiento de los registros financieros y comerciales generales.
Las organizaciones del sector público también deben cumplir distintas normativas. En Estados Unidos, los gobiernos federal, estatal y local tienen sus propias leyes y requisitos específicos relacionados con la retención de registros. Para el Gobierno Federal de los EE. UU., leyes estrictas como FedRAMP tienen requisitos precisos en lo que respecta a la protección de datos y a la retención de registros que todas las empresas que hacen negocios con el gobierno deben cumplir.
Las organizaciones modernas necesitan una solución proactiva, gestionada de forma estricta y basada en la nube que combine:
La solución adecuada ayudará a tus equipos a transformar tus datos de registro, y su gestión, en un activo estratégico para toda la organización. Otras prácticas recomendadas son:
A nivel más detallado, necesitas una solución que pueda ingerir tus registros de forma nativa y proporcionarte acceso inmediato a la información que necesitas para la respuesta a incidentes y el análisis en tiempo real a través de un panel único e intuitivo. También necesitarás la capacidad de personalizar los periodos de retención de registros, así como las soluciones de almacenamiento de registros, para responder a las necesidades específicas de tu organización relacionadas con la seguridad, el cumplimiento y la actividad empresarial.
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La retención de registros hace referencia a las tareas de almacenamiento, gestión y archivado de los registros de una organización, es decir, las anotaciones de los eventos y los datos utilizados para el análisis de seguridad, el cumplimiento, la optimización del rendimiento y la depuración.
Una política de retención de registros es importante para garantizar la seguridad y la eficiencia de las operaciones, así como para garantizar el cumplimiento de todas las leyes y normativas aplicables. Abarca el método, la logística, la duración y la accesibilidad del almacenamiento de registros, y ayuda así a las organizaciones a equilibrar las necesidades operativas, legales, presupuestarias y de seguridad.
Los registros pueden incluir los registros del sistema, los registros de las aplicaciones, los registros de seguridad y los registros de auditoría.
El almacenamiento de registros se suele dividir en tres categorías según el acceso y el coste: el almacenamiento en caliente (de fácil acceso, el más caro), el almacenamiento en templado (menos caro, de acceso algo más difícil) y el almacenamiento en frío o archivado (el menos caro, de acceso más difícil).
Los desafíos relacionados con la política de registro incluyen la visibilidad limitada de la seguridad, los incumplimientos y los fallos de auditoría, los altos costes y la complejidad del almacenamiento, y una respuesta ineficiente ante los incidentes.
Algunas normativas influyentes son la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (HIPAA); el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE y la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) de Estados Unidos.
Una solución de vanguardia debe ser proactiva y estar gestionada de forma rigurosa, combinando la ingesta de registros en tiempo real, la visibilidad centralizada de toda la organización y soluciones de almacenamiento rentables. Las soluciones deberían facilitar el desarrollo de una política formal de gestión y retención de registros, ayudar a centralizar el almacenamiento, utilizar la IA y la automatización, y optimizar el cumplimiento de las normativas locales, nacionales y globales.